iWS-DMS文档管理系统---有效管理从这时开始
当您的业务增长时，您的文档也会激速增多。对于这些激增文档的管理，企业往往会面临很多的问题，诸如：文件查找困难获取成本高；企业内部各部门、各级人员缺乏协作； 对企业内部信息的控制和留痕的压力越来越大； 知识人员的流动大，缺乏知识积累的能力；文档的安全性较差……
这时，您也许会考虑须要建立一个企业文档管理系统。现在我们来讨论一下这几个问题并且看看iWS-DMS能提供哪些方案。iWS-DMS基于微软的SharePoint技术，为企业提供了一个易用，安全，高效的文档管理系统。通过iWS-DMS，企业可以集中存储和管理海量文档和各类的数字资产（如Office文档，电子邮件，多媒体文档，工程设计文档等等）。iWS-DMS采用了微软的文档权限控制和加密技术（RMS），以保障文档的安全。通过iWS-DMS企业可以更高效地管理文档的整个生命周期：创建、修改、版本控制、审批程序、存储、查询、重用以及归档。
iWS-DMS文档管理系统技术体系：
该体系的主要特点是：
充分利用操作系统的技术特点和优势，利用微软的SharePoint技术平台。作为可扩展的技术平台，微软的SharePoint技术可以作为企业内容管理的核心平台，包括企业的文档管理的基础平台。在这方面，微软的SharePoint技术可以为企业级服务，同时也可以为轻量级的部门级和团队级服务；另外也充分的利用了微软操作系统中的一些核心服务，比如：用户的安全认证、目录服务和SQL Server的数据服务等等。
提供健壮的基础服务，包括存储、安全、流程控制、管理接口、搜索引擎和可扩展的接口等一系列的基础服务，这些基础服务为SharePoint技术的内核，同时iWS做了重要的扩展和封装；在应用层面，该系统架构覆盖文档的全生命周期管理、文档的使用体验、文档的搜索体验、文档的协作、文档的安全保密和其他的一些扩展功能，全方位的支持不同的客户的要求。
文档的完整生命周期的管理：
企业中每一个文档都要经过从创建、发布、归档，直至废止的过程，而这些文档的生命周期在不同的企业中都要遵循一定的要求，这些要求覆盖了以下重要的环节：
文档的存储：
企业文档的存储方式要适应企业运营的不同需求，因此iWS-DMS的文档库在实际的规划中是支持多级别的文档库，包括：企业文档库、各个部门文档库（财务部、销售部、行政部等）、用户组（项目组、产品组等）和个人文档库。既保证了集中的管理企业的核心文档库，也保证了业务使用的灵活性。每个级别的文档库分别存储，可以方便独立备份和保证信息量的最大化，同时优化文档库的性能。
文档库的存储：
文档库是存储于微软的SQL Server数据库，同时文档库中的文件是以二进制的方式存储于SQL Server中，这样不但能够使数据具备Cluster群集的能力，还能最大限度的保证数据的安全性和不可逆转性。同时，也大大提升了数据可扩展、备份和冗余的能力。
文档库存储规划体系结构：
容量规划：
为防止容量的无限扩大，每个级别的文档库支持单独设置配额限制，并由级别文档管理员进行管理，同时集合文档的过期设置来控制每个级别文档库的容量。保证每个级别文档库符合公司文档库建设的规划和发展。
文档的协同与协作：
企业员工在实际的工作中需要对文档进行协同流转和文档创作的协作，一个是文档在创作本身的协作，另外一个是文档在生命周期中各个环节的流转。iWS-DMS文档的协同和协作上具体的功能如下图所示：
在获取文档的同时，需要对文档进行相应的处理。在企业中，文档的硬拷贝和电子档的安全和文档内容信息的控制非常重要，对企业的长远发展具有战略的意义。iWS-DMS文档管理系统从两个方面来对文档的安全进行管理，一方面是文档的访问安全，即为授权给正确的用户来使用恰当的文档；另一方面是对文档的内容进行控制，对文档的内容的访问授权进行控制，同时对内容的操作动作进行控制，以及对文档内容的过期时间也进行控制。
文档的访问权限控制：
文档信息内容安全控制（需要Windows Server中的RMS服务支持）：
iWS-DMS文档管理系统提供全文搜索的用户体验，为企业用户快速的访问到指定的文档提供方法。同时iWS-DMS文档管理系统也提供同office集成的用户使用体验，包括：Word、Excel、PowerPoint和Outlook的客户端插件。
iWS-DMS使用SharePoint技术进行文档的全文检索和提供一站式的搜索服务。基于浏览器的的搜索体验，简单、灵活并且高度的可定制化；通过定义搜索Tabs可以搜索不同的数据类型；提供关键字搜索、加亮关键字、搜索建议等功能，同时提供RSS订阅的方式来提醒搜索的更新。
iWS-DMS提供一系列的客户端插件，可以将iWS-DMS系统和office客户端无缝的集成在一起。与此同时，iWS-DMS文档管理还提供其他工具，比如：管理员门户、模板的管理工具、日志工具、统计报表管理、个人使用门户、日历工具等。
iWS-DMS文档管理系统基于SOA面向服务的架构，遵循国际领先ECM标准开发，分布式的海量存储以及客户端与桌面的无缝集成等技术创新和业务价值一定能够给您的企业带来更加高效的管理和更多的商业价值。
